El tomador o grabador nota documenta el encuentro de los participantes, la historia y los empleados que necesitan saber lo que ocurrió en la reunión. Sin actas de las reuniones completas, disminuyen las perspectivas de la reunión para el éxito.
La razón de las notas de la reunión se crean, para que las personas que asisten a la reunión tengan un registro de las decisiones tomadas durante la reunión. También es la única documentación compartida de los compromisos asumidos y los plazos fijados por los asistentes.
Por último, los participantes tienen un documento que proporciona información básica, como la fecha, la hora y los nombres de las personas que asistieron.
¿Quién toma las actas?
El empleado que toma las minutas de la reunión es por lo general un miembro del equipo y toma las notas durante su participación en la reunión. En las reuniones que tienen ramificaciones legales o procedimientos relacionados con el gobierno, o requisitos tales como audiencias, reuniones de directorio corporativo requeridos, o deposiciones, una persona no participante toma el acta oficial y con frecuencia registra las actuaciones.
El empleado que registra las minutas debe tener un oído para el detalle para registrar con precisión. El empleado debe también multitarea con eficacia a participar en la reunión durante la grabación de las minutas.
En algunas reuniones, el mismo empleado toma las minutas en cada reunión. En otros, el papel de tomador de minutas pasa de empleado a empleado. Al igual que el cumplimiento de liderazgo, el papel del encargado de tomar notas construye el liderazgo, la comunicación y las habilidades de liderazgo de reuniones eficaces.
¿Cuáles son los requisitos tomador de notas?
Los requisitos para la grabadora o tomar notas incluyen:
1. Grabar con precisión las decisiones, compromisos y los principales puntos de discusión hechos en una reunión.
2. Registrar los puntos de acción que los miembros se comprometen a hacer junto con la fecha de vencimiento que los miembros pactaron. Los elementos de acción tienen un nombre asignado.
3.Revisar las grandes decisiones y las tareas o compromisos voluntarios y elementos de acción al final de la reunión para que los participantes puedan revisar y acordar los acontecimientos y compromisos antes de salir de la reunión.
4. El líder de la reunión puede pedir al encargado de tomar notas, recapitular la discusión periódicamente durante una reunión.
5. En una serie de reuniones en curso, el tomador de notas toma un minuto para revisar las actas de las reuniones a principios de la próxima reunión. Los empleados asistentes pueden añadir que no están de acuerdo con en el acta.
6. Se debe hacer la distribución de una copia de las actas de las reuniones dentro de las 24 horas siguientes a la reunión.