Hace años  los departamentos de recursos humanos querían mantener registros electrónicos de sus empleados su única opción era un sistema de recursos humanos, alojada en el lugar y acceso a un grupo selecto de administradores de recursos humanos. Por suerte, hoy en día los sistemas de recursos humanos están disponibles en la nube y se puede acceder de forma segura por los empleados a través de Internet. Esto ha reducido drásticamente las barreras para la adopción de un software, sin embargo, muchas compañías todavía gestionan su fuerza de trabajo con un sistema irregular de hojas de cálculo, documentos y notas. Entonces, ¿Cuáles  son exactamente los beneficios de utilizar un software de recursos humanos para ayudar a manejar sus empleados?

• Eficiencia de la Administración

Si usted tiene más de una docena de personas que trabajan en su empresa, esto   puede convertirse en una pesadilla administrativa al momento de  hacer el seguimiento de la información básica de los empleados si se basan únicamente en un sistema basado en papel. Preguntas sencillas como "¿Cuánto vacaciones he tomado?" Y "¿Puedo tener una copia de mis 3 últimas nóminas?  Esto conduce a un coste reducido ...

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• Costo reducido

Aparte de los costos menos tangibles como la eficiencia o la productividad, un buen sistema de recursos humanos le ahorrará dinero real. Un punto de referencia típica para el número de personal de recursos humanos a tiempo completo trabajando para una empresa es de 1  profesional de RH por cada 100 empleados. Con algunas soluciones de software de esta relación es aproximadamente 1  profesional de RH  por 140 empleados, es decir, una empresa de 280 empleados requiere un miembro de tiempo completo del personal simplemente para gestionar sus datos de mano de obra.

• Acceso a la información

Si usted confía en las hojas de cálculo y documentos para realizar un seguimiento de los datos de los empleados que terminan creando silos de información. Obviamente, usted necesita tomar en cuenta la sensibilidad y la seguridad de los datos que tenga, sino por lo que es accesible a las personas adecuadas a través de un sistema de recursos humanos el centro que está permitiendo que más personas tengan buen uso de ellos.

• Análisis de datos y decisiones informadas

Recopilación de datos abre oportunidades de análisis que le ayudarán a tomar decisiones informadas. Por ejemplo, usted podría descubrir que un departamento tiene una tasa particularmente alta de rotación de personal. ¿Porque es eso? ¿Los egresados de todo el trabajo para el mismo gerente de línea? ¿Quién es ese gerente? ¿Necesitan capacitación? ¿Quiénes son sus mejores trabajadores de ventas? ¿Cuáles son sus características? ¿Estaban todos reclutados en el mismo lugar? ¿Trabajan para el mismo gerente de línea?  Si la recolección de los datos se puede interrogar a él y utilizar ese análisis para informar a sus decisiones. El esfuerzo necesario para conseguir la misma idea utilizando un sistema basado en papel, simplemente hace que este tipo de análisis sea inviable.

• Mejora de la Comunicación

La mayoría de los sistemas de recursos humanos incluirán un directorio de empleados. Mientras que los empleados tienden a trabajar con las mismas personas y, por tanto, ya tienen  su información de contacto, muchas veces su trabajo requiere llegar a los colegas fuera de su departamento de inmediato. Si toda esta información de contacto se almacena en un archivador que ralentiza la comunicación masiva.

“Sistemas de recursos humanos que proporcionan acceso a través de los navegadores móviles o aplicaciones dedicadas son particularmente útiles para los empleados que pasan mucho tiempo en la carretera.”

• Mitigación de riesgos

En caso de una disputa legal ¿cómo se puede demostrar que un empleado tuvo conocimiento de una política en particular o un  entrenamiento  en cómo utilizar un equipo en particular? Comunicación por correo electrónico está bien pero no es insólito que alguien niegue  viendo un correo electrónico.

Fuente: http://blog.hrtecheurope.com/7-benefits-hr-software/

Usted no tiene que dejar nada a la suerte cuando se subcontratan algunas tareas en el área de recursos humanos. Armarse con los mejores consejos de outsourcing para manejarlos en la empresa, le ayudaran a tener mas claridad sobre que hacer en momentos difíciles o en busca de un tercero.

El envío de parte de su trabajo fuera de la casa a menudo tiene sentido en términos de conveniencia y presupuesto. Ayuda a mantener la paz en la oficina y libera tiempo con sus otros empleados para darles tareas más importantes. Por desgracia, hay veces cuando se trabaja con la gente fuera de su empresa se complica. Para evitar esas situaciones difíciles, recuerde estos siete consejos:

1. Dar instrucciones detalladas: La externalización de trabajo le ahorra tiempo y esfuerzo cuando le da instrucciones detalladas por primera vez. Usted puede asumir que todos los profesionales ejecuten informes de la misma manera que lo harían estando en la oficina, con la probabilidad de que todos fueron entrenados por la misma persona. Resista la tentación de esperar que los trabajadores subcontratados tengan entendido como desarrollar las tareas, pídale a su trabajador un ejemplo, junto con un resumen y las explicaciones, de lo dicho. Esto asegurará que los dos estén sintonizados para realizar la tarea propuesta.

2. Establecer plazos específicos: Muchas veces, el propietario de un negocio utiliza frases como, "en unos días", o "una semana más o menos." Esto es frustrante para la externalización de los equipos, ya que sienten que tienen que correr con el fin de no decepcionar a su cliente. En su lugar, debe redactar un contrato formal donde especifique la fecha de entrega de un proyecto. No tenga miedo de dar sus plazos razonables, si los dos establecen los términos, al mismo tiempo no  tendrán  preocupaciones en  el momento de la entrega final. Las personas sub-contratadas son expertas y si creen que sus expectativas no son realistas, es probable que haya una razón para su resistencia.

3. Fije un precio: A veces las empresas de outsourcing establecen cuotas. Cuando no lo hacen, el costo de un proyecto debe ser fijado por la persona que solicita ayuda. Usted puede ofrecer una cifra aproximada. Deje espacio para la negociación, esto les dará una buena idea sobre que  cantidad  están dispuestos a pagar, y en que condiciones. Dejando estipulado en el contrato  desde el principio del proceso

4. Revisión, Referencias y Entrevista: Antes de contratar a un tercero, usted querrera ver alguna prueba si tienen experiencia, y es de esperar, si proporciona un rendimiento de alta calidad. Pedir referencias es más que aceptable, ya que está dando una entrevista improvisada.

5. Tener todo por escrito: Una vez que ha igualado sus términos,en la formalización de un contrato. Esto no sólo reforzara los planes que ha establecido en la correspondencia anterior, este paso agrega un sentido de profesionalismo útil para mantener todo en reglamento según los parámetros de la empresa. Además, la redacción de un contrato le permite crear un acuerdo de no divulgación, en forma de protección legal.

6. Establecer Avances y Pago de Honorarios: Usted no tiene que comprobar el progreso de una labor todos los días, y menos pagar todos los días. Sólo asegúrese de crear un plan razonable para mantenerse en contacto. Si usted habla con sus trabajadores de todo un proyecto, usted deja tiempo suficiente para hacer las correcciones antes de que se corten en sus planes o presupuesto.

7. Proporcione a su equipo con una recomendación: Si su experiencia de outsourcing va bien, escriba una carta de recomendación para su equipo o terceros . No sólo va a asegurar una relación para la próxima vez que necesite ayuda, sirve para la creación de redes de gran alcance. Las personas que ven su nombre asociarán  su negocio, con la autoridad y el éxito.

Articulo tomado y traducido de: http://www.einsteinhr.com/hr-outsourcing-tips/