El correo electrónico se ha convertido tanto en el don y la ruina de la comunicación en el trabajo.

La mayoría de nosotros somos "trabajadores en red” es decir, se utilizan penetrantes medios de comunicación electrónica, por ejemplo, correo electrónico o Internet, en el trabajo. Las consecuencias positivas del correo electrónico son bien conocidas y valoradas, que incluyen la flexibilidad, conveniencia y exactitud de transferencia de información. Lo que ahora se está convirtiendo en primer plano es el "lado negativo" de correo electrónico, es decir, las consecuencias del uso del correo electrónico que no son beneficiosos para los empleados.

¿Por qué ocurre esto?

Las razones se encuentran en las demandas del lugar de trabajo, que hace de correo electrónico de los empleados. Por ejemplo, el correo electrónico lleva consigo expectativas de respuesta. Los empleados sienten a menudo que sólo porque un correo electrónico se ha quedado en la bandeja de entrada, tiene que ser respondido a la mayor brevedad posible, a veces inmediatamente. Otra forma de la demanda es el de la disponibilidad constante. Debido a que muchos de nosotros somos capaces de acceder al correo electrónico en nuestros teléfonos inteligentes y tabletas, podemos "ver" tan pronto como llega.

Con independencia de las veces, hay una carga subrepticia de mirarlo. Con frecuencia se requiere un esfuerzo para no responder a un correo electrónico en tiempo real. Un tercer tipo de demanda se incrementa la carga de trabajo. Un correo sin respuesta puede acumularse muy rápidamente, ya que toda experiencia, sobre todo después de regresar de las vacaciones. Puede tomar días enteros solo para limpiar la bandeja de entrada.

¿Qué tiene que ver recursos humanos en esto?

Bastante ya que porque conducen a una serie de problemas para los empleados. Por un lado, los empleados experimentan estrés y la fatiga. Las presiones para la respuesta inmediata y la disponibilidad constante de mantener a los empleados pueden comprobar continuamente su correo electrónico en caso de que se pierda algo importante o retrasos por su parte, son percibidos como una indicación de menos de una respuesta rápida a las necesidades del lugar de trabajo.

Se trata de correo electrónico relacionados con la sobrecarga de trabajo puede causar cansancio y el bajo rendimiento de trabajo. Una investigación muestra que el uso de teléfonos inteligentes en la noche para la actividad relacionada con el trabajo, tales como consultar el correo electrónico de oficina pueden causar el agotamiento y la pérdida de energía en el trabajo al día siguiente.

Por otra parte, el equilibrio entre la vida laboral tiene un éxito, pero es difícil de demarcar un límite razonable entre el trabajo y el hogar. Todos estos problemas han sido tradicionalmente el dominio de los recursos humanos, excepto que ahora ellos son causados por correo electrónico.

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Hace años  los departamentos de recursos humanos querían mantener registros electrónicos de sus empleados su única opción era un sistema de recursos humanos, alojada en el lugar y acceso a un grupo selecto de administradores de recursos humanos. Por suerte, hoy en día los sistemas de recursos humanos están disponibles en la nube y se puede acceder de forma segura por los empleados a través de Internet. Esto ha reducido drásticamente las barreras para la adopción de un software, sin embargo, muchas compañías todavía gestionan su fuerza de trabajo con un sistema irregular de hojas de cálculo, documentos y notas. Entonces, ¿Cuáles  son exactamente los beneficios de utilizar un software de recursos humanos para ayudar a manejar sus empleados?

• Eficiencia de la Administración

Si usted tiene más de una docena de personas que trabajan en su empresa, esto   puede convertirse en una pesadilla administrativa al momento de  hacer el seguimiento de la información básica de los empleados si se basan únicamente en un sistema basado en papel. Preguntas sencillas como "¿Cuánto vacaciones he tomado?" Y "¿Puedo tener una copia de mis 3 últimas nóminas?  Esto conduce a un coste reducido ...

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• Costo reducido

Aparte de los costos menos tangibles como la eficiencia o la productividad, un buen sistema de recursos humanos le ahorrará dinero real. Un punto de referencia típica para el número de personal de recursos humanos a tiempo completo trabajando para una empresa es de 1  profesional de RH por cada 100 empleados. Con algunas soluciones de software de esta relación es aproximadamente 1  profesional de RH  por 140 empleados, es decir, una empresa de 280 empleados requiere un miembro de tiempo completo del personal simplemente para gestionar sus datos de mano de obra.

• Acceso a la información

Si usted confía en las hojas de cálculo y documentos para realizar un seguimiento de los datos de los empleados que terminan creando silos de información. Obviamente, usted necesita tomar en cuenta la sensibilidad y la seguridad de los datos que tenga, sino por lo que es accesible a las personas adecuadas a través de un sistema de recursos humanos el centro que está permitiendo que más personas tengan buen uso de ellos.

• Análisis de datos y decisiones informadas

Recopilación de datos abre oportunidades de análisis que le ayudarán a tomar decisiones informadas. Por ejemplo, usted podría descubrir que un departamento tiene una tasa particularmente alta de rotación de personal. ¿Porque es eso? ¿Los egresados de todo el trabajo para el mismo gerente de línea? ¿Quién es ese gerente? ¿Necesitan capacitación? ¿Quiénes son sus mejores trabajadores de ventas? ¿Cuáles son sus características? ¿Estaban todos reclutados en el mismo lugar? ¿Trabajan para el mismo gerente de línea?  Si la recolección de los datos se puede interrogar a él y utilizar ese análisis para informar a sus decisiones. El esfuerzo necesario para conseguir la misma idea utilizando un sistema basado en papel, simplemente hace que este tipo de análisis sea inviable.

• Mejora de la Comunicación

La mayoría de los sistemas de recursos humanos incluirán un directorio de empleados. Mientras que los empleados tienden a trabajar con las mismas personas y, por tanto, ya tienen  su información de contacto, muchas veces su trabajo requiere llegar a los colegas fuera de su departamento de inmediato. Si toda esta información de contacto se almacena en un archivador que ralentiza la comunicación masiva.

“Sistemas de recursos humanos que proporcionan acceso a través de los navegadores móviles o aplicaciones dedicadas son particularmente útiles para los empleados que pasan mucho tiempo en la carretera.”

• Mitigación de riesgos

En caso de una disputa legal ¿cómo se puede demostrar que un empleado tuvo conocimiento de una política en particular o un  entrenamiento  en cómo utilizar un equipo en particular? Comunicación por correo electrónico está bien pero no es insólito que alguien niegue  viendo un correo electrónico.

Fuente: http://blog.hrtecheurope.com/7-benefits-hr-software/