De acuerdo con una encuesta realizada por los equipos de oficina de la empresa Vikings, el empleado promedio pasa 52 minutos al día en distracciones. Otro estudio realizado por BambooHR señaló que la distracción que ocupa la mayor parte del tiempo está en la cocina de la oficina, en el enfriador de agua o en la sala de descanso.

Si bien no es posible prohibir al personal no dejar sus escritorios, un empleador ha encontrado una manera de hacer un seguimiento de dónde están instalando sensores de movimiento debajo de los escritorios de los empleados.

Un empleado de la oficina de Dartmouth del proveedor de software de recursos humanos ADP en Canadá dijo a The Chronicle Herald que un objeto de forma ovalada fue descubierto debajo de la mesa, y más tarde se encontró que era un sensor de movimiento. Estaba preocupado porque la empresa tratando de espiar a los trabajadores.

La portavoz de la empresa Elizabeth Williams admitió la instalación de sensores de movimiento en todas las oficinas canadienses de ADP y algunos lugares en el extranjero, pero dijo que los sensores estaban allí sólo para estudiar el uso del espacio de escritorios, salas de conferencias y otras áreas de trabajo.

Pero los empleados no están convencidos. Añadió que los sensores realizan los empleados se preguntan por la seguridad laboral y que crean barreras entre la dirección y el personal.

Sacudiéndose las acusaciones de espionaje, Williams dijo que algunos empleados de ADP trabajaron desde casa o estaban en horas de tiempo flexibles. "No se trata de un individuo en un escritorio. Se trata de la planificación del espacio ", dijo.

Ella dijo que los empleados fueron informados en primer lugar sobre la instalación de sensores de movimiento, y los sensores sólo se instalan temporalmente durante seis semanas. Según Williams, los propios sensores utilizan software de terceros y no se pueden grabar las conversaciones de la gente, por ejemplo.

Las reuniones son el espacio indicado para cerrar negocios, realizar alianzas, o finiquitar temas pendientes .Por lo tanto es importante entregar el mensaje correcto, con seguridad y claridad a todos los participantes.

Aunque sin lugar a duda, hablar en público no es una tarea fácil, y menos lograr la concentración de los participantes, pero esto no es sinónimo de fracaso.

A continuación te dejamos unos tips que permitirán tener éxito en las reuniones.

1 Seguridad

Prepararse mentalmente es el primer paso para lograr el objetivo, recuerda que todo está en la mente y si te proyectas con seguridad eso mismo lo verán los participantes.

Ten claro los temas a comunicar y realízate posibles preguntas que te podrían realizar con el fin de saberlas y tener la seguridad al contestar.

2 El cuidado personal

La ropa cumple un papel muy importante en todo y más en el tema de reuniones y negocios, la forma de vestir transmite lo que eres, elegancia, compromiso, cuidado personal, no debes desentonar con los participantes, y más si eres el expositor, todos los ojos estarán puestos en ti , en tu forma de hablar y lo que trasmites.

El cabello, siempre limpio y bien peinado, al igual que las uñas, aunque no parezca ella cumplen un papel importante, ya que las necesitaras para entregar documentos y materiales de la reunión. Mucha gente es detallista y tendrá en cuenta cada detalle de tu presentación.

3 Nunca digas que no sabes

Decir que no sabes a algo que te han preguntado es un error crucial, ya que una cosa es improvisar y darle control al tema y otra es admitir que no sabes sobre lo que se te pregunto, por lo tanto decir que averiguaras del tema y les contaras o buscar la manera de encontrar la respuesta dentro de la misma reunión podría ser una manera de desviar el conocimiento del tema.

Para evitar este incomodo momento es importante realizar lo que habíamos dicho anteriormente seguridad, haciéndote posibles preguntas que consideras que te realizaran.

4 Concentración

El teléfono celular cumple un papel secundario en ese importante momento, déjalo en silencio o sencillamente no lo ingreses, es sinónimo de irrespeto contestar mensajes durante un evento importante. Una noticia incomoda o conversaciones sin importancia te quitaran la concentración y permitirá perder el hilo del objetivo de la reunión.

5 Evita distracciones

Vestir de la forma adecuada y muy sutil permitirá que los participantes no se centren en esos accesorios que llaman la atención, como lo son los aretes demasiado llamativos o pulseras que generen ruido constante.

Verifica el estado del lugar de la reunión, que  no se filtren los sonidos molestos, goteras, conversaciones externas, esto generar perdida de la concentración tanto de los participantes como del expositor.

6 Define día y hora adecuada

Existen días en lo que las personas se encuentran más ocupadas o sencillamente estresadas, por lo tanto una buena hora suele estar a tu favor, por ejemplo un martes en la mañana, debido a que lo lunes es el inicio de semana y muchas cosas represadas, los viernes las personas ya se encuentran cansadas y desean estar ya en el fin de semana.

7. Prepárate con antelación

Preparar el tema y tener claro  es primordial, al igual que los elementos necesarios para el desarrollo de la reunión, los implementos tecnológicos, carpetas, informes, al igual que el estado de las mesas, sillas, aire acondicionado y bebidas a entregar.

Vease tambien : ¿Saber vestirse influye en el éxito laboral?

Las distracciones las tomamos como un obstáculo para rendir en las tareas diarias, ¿Pero qué tan eficiente pueden resultar tener distracciones?

Si se maneja de forma adecuada las distracciones podrían llegar a ser muy útiles para la concentración, el rendimiento, el olvido de problema o la pérdida del estrés laboral.

La doctora Jenny Brockis, medica profesional y especialista en la salud del cerebro, “Trabaja con individuos y organizaciones para aumentar el rendimiento mental a través del aumento de la productividad .ad y la eficiencia, la   colaboración y el liderazgo efectivo. Su enfoque para superar algunos de los muchos desafíos que enfrentamos en la vida y el trabajo se basa en la neurociencia práctica, lo que nos permite entender por qué pensamos o nos comportamos  de la manera que lo hacemos, y cómo implementar el cambio de comportamiento eficaz.”  http://www.drjennybrockis.com/about/

Algunos métodos como escuchar música, jugar vídeo juegos o ver las redes sociales, generan mayor rendimiento que sentarse frente a una pantalla si hacer nada, más que perder tiempo. Estas distracciones permiten liberarse de problemas y obtener soluciones con el fin de adquirir nuevas ideas  que permitan avanzar las tareas.

Decir que no se van a tener distracciones mientras se trabaja es absurdo, ya que el cualquier momento lo llamara alguien, le solicitaran alguna información o simplemente un mensaje le interrumpirá .Estas distracciones debe controlarse con tiempos y en los momentos adecuados para no tomarse como perdida de trabajo. Seguro que al retomar su labor tendrá ideas frescas y su mente tendrá mejor claridad de los temas o tareas a realizar.

Véase también: ¿Por qué tomar un descanso aumenta la productividad?