Los siguientes son 10 tips que todo capacitador e incluso cualquier persona que haga regularmente presentaciones debe tener en cuenta:
1. Dedíquele 10X el tiempo que dura su entrenamiento o presentación a investigar y practicarla varias veces. por ejemplo si su presentación dura 1 hora dedíquele al menos 10 horas, especialmente si es la primera vez que va a dar esa charla.
2. Planee para usar menos tiempo del que tiene agendado. Si por ejemplo su charla es de 1 hora, prepárela para que dure 45 o 50 minutos, a veces algo planeado para 10 minutos toma 20 cuando se hace en vivo, es mejor planear usar menos tiempo de manera que pueda dejar espacio para contratiempos, anécdotas o conversaciones espontáneas.
3. Tenga material adicional. Sin olvidar el punto anterior, es importante llevar material adicional en caso de que lo necesite, a veces por los nervios de la charla se habla mas rápido de lo normal y se termina demasiado pronto, llevando material adicional podrá profundizar y complementar su contenido inicial. Si siente que esta nervioso tome aire, algunas personas utilizan powerpoint para controlar el tiempo que llevan dictando la charla y lo comparan con sus anotaciones para identificar si están yendo muy rápido o lento.
4. Conozca a los participantes. Si tiene tiempo antes de la presentación trate de interactuar con los participantes, esto hará más fácil su charla, verá caras conocidas en el público en lugar de un montón de extraños.
5. Acorte las actividades grupales. Si piensa que necesita 20 minutos para un ejercicio hágalo en 5 minutos, si las personas terminan pronto y les queda tiempo se pondrán a leer sus correos electrónicos o saldrán del salón, al presionarlos a que terminen en corto tiempo se estimula su creatividad y emotividad.
6. Haga recesos. Si su audiencia esta sentada en un auditorio cómodo tome descansos cada 60 minutos, si es un salon de clase cada 75 minutos, nunca haga sesiones de mas de 90 minutos sin un receso.
7. Reinicie a tiempo después de cada break. Si ud comienza 5 minutos tarde, esta condicionándolos a que en los próximos recesos ellos lleguen 5 minutos tarde. De tiempos de descanso usando números poco comunes como 12 o 17 minutos, eso ayudará a recordarles cuanto tiempo tienen. Recuerde iniciar a tiempo y nieguese cortésmente a repetir una historia a quienes llegaron tarde.
8. Termine a tiempo. No importa que tan tarde haya iniciado o los contratiempos que tenga, terminar tarde es una falta de cortesía con su auditorio. Prepare diferentes versiones de su capacitación o charla de manera que sepa que partes puede recortar o acelerar en caso de quedarse sin tiempo.
9. Imprima sus slides en modo anotaciones. Esto le permite repasar el contenido cuando lo necesite y también improvisar, suponga que el expositor anterior tomo 30 minutos de su tiempo y ud tiene que recortar su presentación, tenerla impresa ayuda a saltar por las diapositivas digitando el numero de slide y oprimiendo enter, esto evita que su auditorio sienta que ud esta pasando por slides que no esta explicando.
10. No se apresure a irse del lugar. Una vez termine su entrenamiento o charla, quédese unos minutos, dele tiempo a las personas que no se atrevieron a preguntar durante la sesión de acercarse a usted, otros lo buscaran para agradecerle o darle feedback, además recuerde que el networking es muy positivo.
Basado en un articulo en ingles de Laura Stack publicado en trainingmag.com