A veces no es la tecnología que hace descarrilar la implementación de un sistema de recursos humanos en línea,  es el proceso.

Y si tiene un proceso ineficiente, no importa lo que haga, va a seguir siendo ineficaz, a menos que lo mejore.

La base de un sistema exitoso (aplicación) incluye procesos y mejores prácticas. Hoy en día, la mayoría de software nuevo está en línea y en la nube. Ahora su departamento de tecnología ya no se implementa o configura su software, recursos humanos tiene que ser más activo que nunca.

Eso es especialmente cierto ya que más del 70 por ciento de las organizaciones no están contentos con sus sistemas de recursos humanos. A menudo, el problema no es el software en sí, sino una aplicación incorrecta.

Parte del problema, es que la gente no puede utilizar las mejores prácticas en el lanzamiento de un nuevo sistema. Para aprovechar su nuevo sistema, usted debe entender su proceso de extremo a extremo, usted quiere entender lo que ocurre al principio y todo el camino hasta el final.

Estos son algunos consejos de mejora de procesos críticos de implementación de un sistema para recursos humanos on line:

• Educar a los propietarios de los procesos para evitar la toma de decisiones de diseño basados en el sistema actual.
• Tomar decisiones de diseño con el aporte de todos los propietarios de los procesos (los que participan en la aplicación del sistema en función de su función de nómina, beneficios, etc.).
• Pedir a los propietarios de proceso lo que les gustaría "en un mundo perfecto."
• Dar de alta dirección ejecutiva o el proveedor de software para ayudar a los empleados de la red con otros que han implementado con éxito el nuevo software.
• Empuje hacia atrás con el proveedor cuando sea apropiado.
• Designar a un alto miembro del personal de recursos humanos para tomar decisiones finales del sistema de configuración y diseño de procesos.
• Evitar la decisión de la comisión.

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El mercado de hoy está maduro para profesionales de recursos  humanos en organizaciones de todos los tamaños que buscan actualizar su tecnología.

Esto incluye a las grandes empresas de reemplazar su envejecimiento de los sistemas de correo locales con el software; así es como pequeños empresarios se actualizan después de años de uso de hojas de cálculo.

Los compradores en ambos escenarios tendrán que ser consumidores inteligentes con el fin de seleccionar la opción correcta de entre la amplia gama de plataformas en el mercado.

Estos son algunos consejos sobre cómo elegir estas plataformas, junto con una amplia gama comparativa de los principales proveedores de las mismas.

Evaluar la experiencia del usuario.

También es crucial pasar por la experiencia del usuario final cuando se comparan los sistemas. Por ejemplo si su sistema está destinado principalmente para el uso del departamento de recursos humanos, hay una diferencia entre alguien de este departamento mediante el sistema de automatización de procesos y la eficiencia de un usuario final que pasa la mayor parte de su tiempo en PowerPoint, Excel u otro software.

Se tiene que conocer dónde están los usuarios finales. Hay una gran expectativa para una experiencia de tecnología de consumo de cuando los empleados utilizan herramientas de autoservicio de recursos humanos para la inscripción abierta, o cuando los administradores de los utilizan para modificar o aprobar las hojas de tiempo o revisiones de desempeño.

Evaluar las empresas, no solo los productos.

Los altos índices de insatisfacción son a menudo debido a los compradores que no toman el tiempo suficiente para determinar si el vendedor es un buen ajuste.

La evaluación de la empresa proveedor es tan crítica como la evaluación de sus productos. Pase tiempo investigando cuántas instalaciones del proveedor ha completado, el enfoque de la empresa para el servicio al cliente, sus prácticas de implementación del sistema y sus planes de futuro.

Tenga en cuenta que estas personas serán sus socios durante un buen tiempo, así que hay que elevar el proceso más allá de la selección de productos.

No pase por alto las finanzas.

Ya sea que su organización sea pequeña o grande, informe a alguien con experiencia en tecnología de la información, así como su director financiero o una persona de alto rango de las finanzas, en su grupo de trabajo de selección de proveedores.

Un gran error se produce cuando Recursos Humanos sólo como ralentiza el proceso y los lleva en después del hecho. Usted los necesita en el principio, porque sus opciones dependerán en parte de lo que está dispuesto a apoyar, así como lo que las finanzas están dispuestas a pagar.

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Con interfaces fáciles de usar y etiquetas de precio inferior, los sistemas de gestión de recursos humanos de hoy en día están al alcance incluso para pequeñas empresas.

Al  igual que muchas tecnologías, la primera generación de sistemas de gestión de recursos humanos no hizo mucho más allá de la transformación de los sistemas de presentación en papel en los virtuales. Ellos guardan el espacio, pero no necesariamente el tiempo mediante el almacenamiento de registros de empleados, datos de beneficios y las estructuras de compensación dentro de un marco único digital.

El alto costo mantuvo a muchas empresas pequeñas alejadas de lo que fueron los complementos y beneficios y optaron por seguir con sus archivadores para capturar datos de los empleados.

Afortunadamente las plataformas al servicio de recursos humanos han recorrido un largo camino. A medida que la tecnología se ha vuelto más inteligente y más asequible,  ha permitido a los líderes de recursos humanos, tomar decisiones más inteligentes de mano de obra.

De hecho, los sistemas de hoy en día incluyen características clave como la administración de personal, la supervisión del rendimiento del proceso de reclutamiento, los sistemas de alerta por correo electrónico y análisis predictivo.

Las personas que vayan a utilizar las herramientas de autoservicio con la expectativa de tener experiencias intuitivas y fáciles de usar, tienen en sus teléfonos inteligentes u otras tecnologías de consumo.

Estos son algunos consejos sobre cómo elegir estas plataformas, junto con una amplia gama comparativa de los principales proveedores de las mismas.

Fuera de los conceptos básicos.

Se necesita albergar de forma segura los registros de empleados, información de beneficios y datos de la nómina. El sistema debe estar equipado para hacer frente a los problemas complejos de cumplimiento, los retos planteados por la creciente fuerza de trabajo eventual y el cambio de las estructuras organizativas.

Muchas de las plataformas actuales ofrecen servicios de nómina como parte de un paquete integrado. Los profesionales de recursos humanos deben asegurarse que su proveedor puede proporcionar una interfaz para importar y exportar los datos pertinentes.

Mientras que algunas compañías siguen utilizando sistemas de correo locales, que son plataformas alojadas en centros de datos controlados de forma privada, los servicios de nube pública están convirtiendo rápidamente en el modelo de implementación predeterminado.

El enfoque de la nueva tecnología permite a los usuarios implementar nuevos procesos más rápidos, actualizar el software con mayor facilidad y eliminar las cargas de soporte técnico de recursos humanos. Por otro lado, algunos profesionales encuentran que los sistemas privados de correo locales ofrecen más control sobre la forma de usar, almacenar y localizar los datos.

Comparar el rendimiento del proveedor.

Al comparar los sistemas del proveedor, se inicia mediante la identificación de un pequeño número de casos de uso para probar cómo cada plataforma responde a sus necesidades más críticas.

Tecnología de ajuste de necesidad.

Las plataformas actuales son muy sofisticadas y variadas y ofrecen una gran cantidad cada vez mayor de especialización. Algunos sistemas se centran más bien en las herramientas de administración de personal, que puede ser una buena opción para las organizaciones con una gran cantidad de trabajadores.

Si su empresa gestiona un gran número de trabajadores eventuales, hay varios sistemas modernos que pueden seguir fácilmente al personal a tiempo completo, separándolo de los trabajadores eventuales.

En muchos casos, el sistema hace lo que un vendedor dijo que va a hacer, pero no coincide con las expectativas o la cultura del cliente. Es necesario examinar la forma, así como el qué.

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El uso de software es cada vez más frecuente entre las empresas, ya que estos sistemas representan una atractiva alternativa a los procesos que antes requerían el uso de papel. Para el departamento de recursos humanos significa simplificar el cumplimiento de sus objetivos, además de eliminar la necesidad de voluminosos archivos que pueden ser difíciles de manejar, almacenar y procesar en caso de una eventual auditoria externa.

Estos sistemas automatizados pueden:

• Proporcionar controles integrados que evitan errores cuando los datos son introducidos al sistema, garantizando una mayor coherencia de los mismos.
• Habilita auditorias de verificación al azar, más fáciles sobre recursos humanos.
• Recuerda sobre los procesos de re verificación o plazos de ejecución.

Los productos ofrecidos para la administración pueden venir en muchas formas, desde programas autónomos hasta plataformas de complementos para los sistemas de información ya existentes. Antes de seleccionar un software debe pensar cuidadosamente sobre los beneficios obtenidos sobre los flujos de trabajo eficaces, contra cualquier problema de cumplimiento para evitar riesgos potenciales a la hora de usar estas nuevas tecnologías. Tiene que asegurarse que esta plataforma sea compatible a las necesidades empresariales.

Algo de lo que también se tiene que asegurar es que los formatos electrónicos tengan los mismos campos de información que los formatos de papel, con el fin de evitar violar las normas que regulan los sistemas empresariales. Si su organización decide optar por una de estas tecnologías debe tener en cuenta que:

• El contrato con la empresa de software, esté blindado con una cláusula de indemnización favorable para cualquier multa o falla. Obtenga información sobre la salud financiera del distribuidor para asegurarse de que en dado caso, la indemnización sea debidamente liquidada.
• Involucre a un experto que evalúe y seleccione cuál sistema se adecua más a la empresa. Asimismo para que revise su sistema electrónico periódicamente y que este cumpla con las regulaciones para el desarrollo de la empresa.
• Llevar a cabo un entrenamiento regular (al menos una vez al año) para los administradores del software para que mantengan actualizado sus conocimientos al respecto.

A la hora de seleccionar determinado programa electrónico, las organizaciones deben buscar varias características que incluyan:

• Sistemas de recuperación con funciones de indexación que permitan búsquedas en consonancia con las necesidades de almacenamiento.
• La prueba de que el sistema puede producir fácilmente copias en papel sobre cualquier documento de apoyo.
• La garantía de que cuando se crean los registros electrónicos completos y actualizados, estos sean seguros y permanentes y que establezcan la fecha de su creación, la identidad de la persona que accede a los registros y una historia de las medidas adoptadas.

Según la investigación llevada a cabo por Deloitte sólo el 14% de las empresas tienen algún tipo de programas de análisis de talento en su lugar y sólo el 4% tienen capacidades de análisis predictivo.

Big Data da RH la oportunidad de tomar decisiones basadas en la evidencia que se correlacionan con la estrategia global de una empresa. El análisis es sobre el examen de los datos para identificar patrones de comportamiento, determinar los hechos que los recursos humanos no son conscientes de y para predecir los patrones de adquisición y retención de talento. Es de vital importancia durante el proceso de contratación y durante todo el ciclo de vida de un empleado. He aquí por qué:

• Big Data le dice si sus métodos existentes están trabajando

Las métricas son una herramienta invaluable para los líderes de RRHH para comprender la eficacia o no de programas de contratación y retención existentes. El movimiento hacia la toma de decisiones basadas en datos incorpora tanto análisis y métricas de rendimiento. A medida que la escasez de habilidades aprieta a  líderes mundiales de negocios, recursos humanos debe adoptar un enfoque estratégico para la gestión del talento. Big Data es el punto de partida.

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• Big Data identifica sus activos de alto riesgo

Además de su capacidad para identificar la fuente de sus empleados de mayor éxito, grandes datos identifica sus activos de alto riesgo - los de mejor desempeño que puede estar a punto de renunciar. La 18a Encuesta Anual de CEO de PwC identificó “escasez de talento”  como una de las principales preocupaciones para los líderes de negocios globales. Los datos proporciona información sobre las tendencias en el volumen de negocios y de compromiso de los empleados que permitan los recursos humanos a adoptar una postura pro-activa.

• Big Data mejora la retención de los empleados

La retención del personal es un problema muy real para RH. La investigación llevada a cabo por Hays encontró que un tercio de las empresas experimentan niveles de rotación de 21%. Analytics ayuda a los recursos humanos para identificar y reconocer los trabajadores  de alto rendimiento, así como los empleados que están luchando en sus funciones, evaluar por qué se van y por qué se quedan. Datos proporcionados por el reclutamiento social, entrevistas de salida, entrevistas nuevas y contrataciones ayudarán a las empresas a reducir las tasas de deserción.

• Big Data ofrece una mejor planificación de la plantilla

La planificación de la plantilla más eficaz logra un delicado equilibrio entre lo que sus necesidades de negocio y la capacidad de recursos humanos para satisfacer esas demandas. Big Data permite a los empleadores  pronosticar con mayor precisión los futuros patrones de movimiento de los empleados, lo que permite al área de RH planificar necesidades de talento y habilidades para  ajustar sus necesidades de reclutamiento de temporada a largo plazo.

• Big Data reduce los errores en el proceso de contratación

Análisis de  Talento proporciona datos precisos sobre los patrones de contratación históricos para reducir el riesgo de una mala contratación, en lugar de depender de CV. Un  Software de recursos humanos sofisticado ofrece pruebas en línea, la autoevaluación por los solicitantes, personalizado y una experiencia mejorada para el  candidato que se extiende a la incorporación. La extensión de los datos disponibles permite identificar las habilidades y el talento que necesita.

• Grandes datos mejora las estrategias de rendimiento

Los datos de rendimiento  ofrecen un  análisis de talento, da una idea de los niveles de compromiso de los empleados con alto rendimiento de su empresa, así como sus competencias básicas comunes. Los datos más precisos serán predecir cuánto tiempo un grupo experto específica actuará en su mejor momento. Mediante el seguimiento, la evaluación y el intercambio de datos relacionados con el rendimiento, recursos humanos adquiere una mayor comprensión de la motivación individual de los empleados.

• Big Data incorpora comercialización automatizada de contratación

Sistemas de seguimiento de candidatos son CRM de hoy (Customer Relationship Management), la identificación y el seguimiento de candidatos calificados a través del proceso de contratación. Analytics permite a los recursos humanos  construir y nutrir una piscina de talento al tiempo que proporciona un conocimiento del comportamiento de los candidatos a través de su compromiso con los medios de comunicación social y correos electrónicos automatizados.

Big Data es más de recursos naturales de recursos humanos, ya que simplifica y agiliza el proceso de contratación. Comience con algo pequeño. Invertir en software de recursos humanos escalable permite  para recopilar y analizar los datos que necesita para evaluar y mejorar el éxito de la contratación, racionalizar el talento y reclutador mejores personas más rápido.

Fuente: http://blog.hrtecheurope.com/7-reasons-big-data-is-hrs-most-natural-resource/