Cuando un equipo deportivo termina un juego , por lo general se reúnen antes de abandonar la sala , pista, campo o armario . Los jugadores y entrenadores toman unos pocos minutos para una reunión posterior al partido un ritual que es tan importante como el pre – partido de preparación.
En nuestra opinión , los participantes en las reuniones de negocios pueden beneficiarse del mismo ejercicio . Una charla rápida y después de la sesión de trabajo para asegurar el logro de la reunión y logró de lo que se había propuesto , y que en futuros encuentros también tendrá éxito . Aquí hay tres pasos a seguir al final de cada reunión. Una vez hecho esto en persona, asegúrese de hacer un seguimiento por escrito , también.
Confirmar las decisiones y los pasos . Recapitular lo que se decidió en la reunión , quien es responsable de darle seguimiento , cuándo ocurrirá la aplicación , y cómo va a ser comunicado . ¿Quieres cada asistente para salir de la reunión con la misma comprensión de lo que se acordó , por lo que hay pocas posibilidades de que nadie la reapertura de las cuestiones más adelante . Uno de los clientes hemos trabajado con preparaciones para esta revisión al final de su reunión anotando decisiones a medida que se hacen en un rotafolio para que nada se olvida o se pasa por alto. También toma nota de los puntos de acción , incluyendo quién es el responsable , cuando deberían pasar y cómo el estado se informó de nuevo al grupo .
Desarrollar puntos de comunicación . Si un colega en la reunión no pide un asistente » ¿Qué pasó ? «, Él o ella debe saber qué decir . Así que antes de terminar, debe poner la pregunta al grupo . “¿Cuáles son las cosas más importantes que lleva a cabo en nuestro tiempo aquí juntos ? » A medida que el grupo responde , la captura de los puntos clave en una pizarra y un breve resumen de ellas . Una vez que tenga la alineación en lo que debe ser comunicada a los demás preguntar a todos si hay alguna parte de la discusión que no quieren ser compartida. Parte de la información puede ser confidencial; tal vez algunas ideas no están listas para su difusión. Sea lo más específico posible aquí, así que todo el mundo entiende claramente lo que está fuera de los límites . Entonces, tan pronto como sea posible después de la reunión , envíe sus acordados temas de conversación a todo el mundo en un correo electrónico . El objetivo de este ejercicio es no darle a la gente un script para leer. Es para proporcionar orientación sobre los mensajes clave.
Que deben transmitir , y lo que deben mantener de sí mismos , si se le pide , por lo que el resto de la organización para crear una imagen coherente de lo que sucedió . Después de una reunión de estrategia reciente de los 30 altos ejecutivos de una importante compañía de tecnología, el grupo decidió en estos puntos de comunicación:
Esto no fue un evento de una sola vez , sino el comienzo de este grupo que se unen como un equipo de alta dirección .
Hablamos de nuestra estrategia, que es la construcción de una colección de grandes empresas en las categorías fuertes .
Estamos de acuerdo en que cada negocio debe centrarse en la conducción de su propio crecimiento , pero , cuando tenga sentido , unidades y funciones debe aprovechar las mejores prácticas y las capacidades de cada uno. Capturamos algunas ideas de cómo empezar a hacer esto y hablamos acerca de las oportunidades para los líderes para crecer y asumir nuevas funciones de frontera que atraviesa .
Recopilar información de la sesión. Especialmente si su grupo se reunirá regularmente, pregunte a los asistentes para la retroalimentación de la sesión mientras está fresco en sus mentes. Esta es una oportunidad perdida frecuentemente para aprender tanto lo que la gente le gusta y lo que cambiarían. En lugar de hacer una pregunta amplia como «¿Qué comentarios tiene?», Lo que a menudo da respuestas vagas y poco útiles, igualmente, romper la discusión en lo que llamamos «rosas» (positivos) y «espinas» (negativos). Comience con este último. Dile a los asistentes a pensar en todo lo que han recibido o hecho relacionado con la reunión desde el momento en que fueron invitados a la revisión, incluyendo cualquier prereads, trabajo previo y aspectos de la reunión en sí, como la ubicación, la calidad momento del café, etc A continuación, preguntar: «¿Qué se podría mejorar?» Evitar debatir las sugerencias planteadas, pero no hacer preguntas para aclarar lo que se dice. Por último, gire a rosas. Pedir al grupo «¿Qué salió bien? ¿Qué debemos estar seguros de que hacer de nuevo en el futuro? «Viniendo en la parte superior de la recapitulación de las decisiones, los próximos pasos y temas de conversación, esta última discusión ayuda a que termine la sesión con una nota positiva.
Al incrustar una sesión informativa posterior a la reunión ordinaria que incorpora estos tres elementos en sus reuniones , puede ayudar a su equipo a mejorar dramáticamente su juego.
