El uso de la Intranet está ayudando a las organizaciones a superar las barreras de la ubicación, idioma y zona horaria cuando se trata de colaboración de los empleados, pero lo importante es impulsar el valor de estas herramientas. Hoy en día el “lugar de trabajo” podría ser cualquier lugar.

La tecnología digital nos permite comunicarnos y trabajar con nuestros colegas independientemente de su ubicación.

Sin embargo, para todos los beneficios que aporta  trabajar digitalmente,  también conlleva el riesgo de que se comparte menos acerca de nosotros mismos, conocer unos a otros y por lo tanto ser incapaces de desarrollar relaciones de colaboración y el intercambio de conocimientos.

Esto ha llevado a una evolución en las tecnologías de colaboración social, tanto fuera como dentro de la empresa.

La intranet, una vez a la herramienta de comunicación de arriba hacia abajo con algunas características de administración, ahora se asemeja a una red social proporcionando una plataforma que fomenta la interacción y promueve buenas relaciones de trabajo. En otras palabras: una intranet social.

Hay una serie de herramientas de colaboración en el mercado en estos días y como la mayoría de ellos están alojados en la nube. El lado de la implementación es relativamente sencilla.

Estos son algunos pasos para ayudarle a obtener y manejar la Intranet:

1. Planificar.

   Tal un paso obvio, pero es tan importante y tan fácil perderse. Reúne a tus grupos de interés que estén de acuerdo con los objetivos, el propósito y la información que sostendrá la intranet, además de dónde se desea que se llevará a cabo.
   Pida a los usuarios a través de encuestas y sesiones de grupo, para poder socializar los beneficios.

2. Formar a sus usuarios.

Proporcionar a los administradores de intranet y autores de contenido con las habilidades, el conocimiento y la confianza que necesitan para construir la estructura del sitio y seguir contribuyendo.

3. Configure su sitio.

Crear la navegación de nivel superior, seguido de la navegación de nivel inferior y luego añadir su contenido. No se puede hacer esto por sí solo.

Las  guías pueden ayudar, especialmente si los autores no están acostumbrados a escribir el contenido en línea. Ajustar los parámetros de la aplicación y los valores predeterminados, tales como permisos, para satisfacer sus necesidades de negocio.

4. Llevar a la práctica.

Un gran diseño le da a su intranet un fuerte sentido de identidad y puede ayudar a integrar en la cultura empresarial, así como establecer los objetivos de su sitio. Utilice caracteres para guiar a los empleados por el sitio y ser la cara de preguntas frecuentes.
Dándole a la intranet de una identidad, ha demostrado ser exitoso en muchas organizaciones, sobre todo en el impulso de la adopción.

5. Lanzamiento.

Informe a sus empleados sobre lo que está sucediendo. La promoción de los elementos que se van a realizar el trabajo de los usuarios  es más fácil  y utilizar cualquier cosa a su disposición que va a atraer su atención.

6. Mantener su interés.

Ha seguido todos los pasos anteriores, creado una gran expectativa alrededor de su intranet, sus empleados echamos un vistazo lleno de promesas y la intriga, pero ahora su interés ha comenzado a fallar. Hay varias cosas que puede hacer, algunos de los cuales requieren un mínimo esfuerzo.

7. Construir comunidades exitosas.

Para mejorar aún más el compromiso del empleado, la eficiencia de flujo de trabajo y procesos de recursos humanos, las organizaciones deben alentar a las comunidades dentro de la fuerza de trabajo.

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