Hace años los departamentos de recursos humanos querían mantener registros electrónicos de sus empleados su única opción era un sistema de recursos humanos, alojada en el lugar y acceso a un grupo selecto de administradores de recursos humanos. Por suerte, hoy en día los sistemas de recursos humanos están disponibles en la nube y se puede acceder de forma segura por los empleados a través de Internet. Esto ha reducido drásticamente las barreras para la adopción de un software, sin embargo, muchas compañías todavía gestionan su fuerza de trabajo con un sistema irregular de hojas de cálculo, documentos y notas. Entonces, ¿Cuáles son exactamente los beneficios de utilizar un software de recursos humanos para ayudar a manejar sus empleados?
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Eficiencia de la Administración
Si usted tiene más de una docena de personas que trabajan en su empresa, esto puede convertirse en una pesadilla administrativa al momento de hacer el seguimiento de la información básica de los empleados si se basan únicamente en un sistema basado en papel. Preguntas sencillas como «¿Cuánto vacaciones he tomado?» Y «¿Puedo tener una copia de mis 3 últimas nóminas? Esto conduce a un coste reducido …
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Costo reducido
Aparte de los costos menos tangibles como la eficiencia o la productividad, un buen sistema de recursos humanos le ahorrará dinero real. Un punto de referencia típica para el número de personal de recursos humanos a tiempo completo trabajando para una empresa es de 1 profesional de RH por cada 100 empleados. Con algunas soluciones de software de esta relación es aproximadamente 1 profesional de RH por 140 empleados, es decir, una empresa de 280 empleados requiere un miembro de tiempo completo del personal simplemente para gestionar sus datos de mano de obra.
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Acceso a la información
Si usted confía en las hojas de cálculo y documentos para realizar un seguimiento de los datos de los empleados que terminan creando silos de información. Obviamente, usted necesita tomar en cuenta la sensibilidad y la seguridad de los datos que tenga, sino por lo que es accesible a las personas adecuadas a través de un sistema de recursos humanos el centro que está permitiendo que más personas tengan buen uso de ellos.
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Análisis de datos y decisiones informadas
Recopilación de datos abre oportunidades de análisis que le ayudarán a tomar decisiones informadas. Por ejemplo, usted podría descubrir que un departamento tiene una tasa particularmente alta de rotación de personal. ¿Porque es eso? ¿Los egresados de todo el trabajo para el mismo gerente de línea? ¿Quién es ese gerente? ¿Necesitan capacitación? ¿Quiénes son sus mejores trabajadores de ventas? ¿Cuáles son sus características? ¿Estaban todos reclutados en el mismo lugar? ¿Trabajan para el mismo gerente de línea? Si la recolección de los datos se puede interrogar a él y utilizar ese análisis para informar a sus decisiones. El esfuerzo necesario para conseguir la misma idea utilizando un sistema basado en papel, simplemente hace que este tipo de análisis sea inviable.
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Mejora de la Comunicación
La mayoría de los sistemas de recursos humanos incluirán un directorio de empleados. Mientras que los empleados tienden a trabajar con las mismas personas y, por tanto, ya tienen su información de contacto, muchas veces su trabajo requiere llegar a los colegas fuera de su departamento de inmediato. Si toda esta información de contacto se almacena en un archivador que ralentiza la comunicación masiva.
“Sistemas de recursos humanos que proporcionan acceso a través de los navegadores móviles o aplicaciones dedicadas son particularmente útiles para los empleados que pasan mucho tiempo en la carretera.”
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Mitigación de riesgos
En caso de una disputa legal ¿cómo se puede demostrar que un empleado tuvo conocimiento de una política en particular o un entrenamiento en cómo utilizar un equipo en particular? Comunicación por correo electrónico está bien pero no es insólito que alguien niegue viendo un correo electrónico.
