El uso de software es cada vez más frecuente entre las empresas, ya que estos sistemas representan una atractiva alternativa a los procesos que antes requerían el uso de papel. Para el departamento de recursos humanos significa simplificar el cumplimiento de sus objetivos, además de eliminar la necesidad de voluminosos archivos que pueden ser difíciles de manejar, almacenar y procesar en caso de una eventual auditoria externa.

Estos sistemas automatizados pueden:

• Proporcionar controles integrados que evitan errores cuando los datos son introducidos al sistema, garantizando una mayor coherencia de los mismos.
• Habilita auditorias de verificación al azar, más fáciles sobre recursos humanos.
• Recuerda sobre los procesos de re verificación o plazos de ejecución.

Los productos ofrecidos para la administración pueden venir en muchas formas, desde programas autónomos hasta plataformas de complementos para los sistemas de información ya existentes. Antes de seleccionar un software debe pensar cuidadosamente sobre los beneficios obtenidos sobre los flujos de trabajo eficaces, contra cualquier problema de cumplimiento para evitar riesgos potenciales a la hora de usar estas nuevas tecnologías. Tiene que asegurarse que esta plataforma sea compatible a las necesidades empresariales.

Algo de lo que también se tiene que asegurar es que los formatos electrónicos tengan los mismos campos de información que los formatos de papel, con el fin de evitar violar las normas que regulan los sistemas empresariales. Si su organización decide optar por una de estas tecnologías debe tener en cuenta que:

• El contrato con la empresa de software, esté blindado con una cláusula de indemnización favorable para cualquier multa o falla. Obtenga información sobre la salud financiera del distribuidor para asegurarse de que en dado caso, la indemnización sea debidamente liquidada.
• Involucre a un experto que evalúe y seleccione cuál sistema se adecua más a la empresa. Asimismo para que revise su sistema electrónico periódicamente y que este cumpla con las regulaciones para el desarrollo de la empresa.
• Llevar a cabo un entrenamiento regular (al menos una vez al año) para los administradores del software para que mantengan actualizado sus conocimientos al respecto.

A la hora de seleccionar determinado programa electrónico, las organizaciones deben buscar varias características que incluyan:

• Sistemas de recuperación con funciones de indexación que permitan búsquedas en consonancia con las necesidades de almacenamiento.
• La prueba de que el sistema puede producir fácilmente copias en papel sobre cualquier documento de apoyo.
• La garantía de que cuando se crean los registros electrónicos completos y actualizados, estos sean seguros y permanentes y que establezcan la fecha de su creación, la identidad de la persona que accede a los registros y una historia de las medidas adoptadas.